Privacy Statement

Seniorenorkest Groot Someren verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door onze vereniging.

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt Seniorenorkest Groot Someren persoonsgegevens?
Seniorenorkest Groot Someren verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
–         Leden en vrijwilligers van de verschillende onderdelen en commissies binnen onze vereniging (orkest, werkgroepen etc.)
–         Mensen die op projectbasis aan onze activiteiten deelnemen
–         Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap of ooit een lidmaatschap hebben gehad
–         Mensen die in welke vorm dan ook onze vereniging steunen (Vriendenclub, Donateurs, Comité van Aanbeveling, overigen)
–         Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Bestuur, commissies en ondersteunende commissies. Dit kunnen dus zowel activiteiten voor een specifiek onderdeel (orkest) alsook voor de gehele vereniging betreffen. De onderdelen of commissies waarvan je lid bent of een relatie mee hebt, verwerken je persoonsgegevens.

Waarvoor verwerkt Seniorenorkest Groot Someren persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden van onze vereniging of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid. Als je eenmaal lid of relatie van ons bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken en onze activiteiten.

In de hoofdlijn zijn de volgende doelen van toepassing bij de verwerking van je gegevens:
–         om contact op te kunnen nemen
–         om informatie te kunnen sturen
–         voor het aangaan en uitvoeren van (leden-, begunstigers-, en overige) overeenkomsten
–         voor het organiseren van activiteiten
–         voor het aanmelden bij de diverse muziekbonden.
Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie enzovoorts.

Verwerkt Seniorenorkest Groot Someren ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Verwerking van deze gegevens is normaalgesproken niet toegestaan. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan gegevens m.b.t. je gezondheid die we verzamelen in de voorbereiding op een concertreis. Seniorenorkest Groot Someren controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd door onderdelen of commissies binnen de vereniging.

Worden er foto’s en video’s van mij verwerkt?
Ja, Seniorenorkest Groot Someren legt in veel gevallen beeldmateriaal vast van haar activiteiten. Voor promotionele doeleinden, voor het nageslacht (clubarchief), maar ook om de leden een blijvende herinnering te kunnen geven. Beeldmateriaal neemt binnen de verwerking van persoonsgegevens een speciale plaats in, immers zouden hier bijzondere persoonsgegevens uit af te leiden kunnen zijn. Om die reden wordt er aan alle betrokkenen, leden, dirigenten en vrijwilligers schriftelijke toestemming gevraagd dit materiaal te mogen verwerken.

Hoe gaat Seniorenorkest Groot Someren met mijn persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Daarbij worden passende technische en/of organisatorische maatregelen genomen, zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Leden van het bestuur kunnen bij de gegevens en kunnen ook wijzigingen doorvoeren.

Uitwisseling van persoonsgegevens.
Persoonsgegevens worden niet doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt (denk bijvoorbeeld aan de uitwisseling van gegevens met de diverse muziekbonden of een derde partij die onze internetomgeving verzorgt). Wanneer dit het geval is worden er, om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen, schriftelijk afspraken gemaakt met deze partijen. Dit gebeurt door middel van een verwerkersovereenkomst.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals bezetting van de onderdelen en ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen genereren. Daarnaast is het voor de vereniging met deze informatie mogelijk oud-leden en relaties te informeren over activiteiten als een jubileum of reünie.

Welke beveiligingsmaatregelen zijn er getroffen?
Toegang tot gegevens is gebaseerd op rollen die personen binnen de vereniging vervullen. Dit is per persoon vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Verder hanteren we een wachtwoordbeleid op al onze systemen en maken we back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische calamiteiten.
Ons bestuur is geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is Seniorenorkest Groot Someren gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Welke rechten heb ik?
Je hebt recht op inzage, wijziging of verwijdering van en recht op informatie met betrekking tot de persoonsgegevens die we van je hebben. Verder heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kun je terecht bij het bestuur.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijzigingen privacy beleid.
Seniorenorkest Groot Someren behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement. Check daarom regelmatig het Privacy Statement zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Je kunt dit bestand opslaan of raadplegen via onze website.

Seniorenorkest Groot Someren is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van dit Privacy Statement of in algemenere zin vragen hebt, kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens zoals te vinden op onze website.